Описание вакансии секретарь руководителя:
Задачи:Организационно-техническое обеспечение работы руководителя, планирование рабочего времени и ведение делопроизводства.
Обязанности:
- организационно-документальное обеспечение работы приёмной руководителя;
- планирование встреч руководителя;
- приём и выполнение звонков клиентам и сотрудникам;
- ведение протоколов встреч и совещаний;
- ведение делопроизводства;
- контроль исполнений поручений;
- выполнение заданий руководителя.
Личные качества:
- способность справляться со сложными ситуациями и выдерживать высокий темп работы;
- клиентоориентированность;
- внимательность;
- развитые коммуникативные навыки.
ЭТО так сказать, общие требования,
и вроде бы фигня вопрос, но когда попадаешь в эту компанию, то способность высокого темпа работы и умение работать с огромным количеством документов(причем в электронном виде, есть такая программа) и стрессоустойчивость главное. Звонки клиентов -отдельная песня....
я успела года 4 назад жобиться автоответчика, экономически обосновав причем... пришлось неделю записывать хронометраж и вышло, что трачу 5 часов рабочего времени только на звонки. Теперь легче, но к концу дня голос садится основательно(
кроме рабочей загруженности у нас высокие требования по всесторонненему развитию личности (у меня даже есть отдельная папка “вынос мозга“)
Сейчас я в отпуске и человек, который меня замещает, уже верещит, звонки с вопросами каждый день.Потому как планирование дня руководителя четко лежит на секретаре, шеф порой и не знает, куда ему в течение дня придется ехать))) и если ему менеджеры назначают встречу с клиентами, то всех отправляет сразу ко мне, чтобы найти время для встречи.
Так что, если кому-то досталось исключительно чай-кофе, то даже и не знаю повезло или нет)))) Мое руководство уже года 4 самостоятельно и заваривает и посуду за собой моет, вновь приходящие пытаются пальцы веером делать, но быстро приходят в себя)))
У меня работа в данный момент очень сложная, количество освоенных программ огромное....у нас даже информатики знают, что если я вызываю, то значит с компом действительно случилось из ряда вон выходящее...
но и зарплата не дает повода жаловаться. Хотч без опыта работы я б наверное не выдержала!
Поэтому, если у вас нагрузка минимальная+учеба, то справитесь.
но об обязанностях лучше узнать сразу на собеседовании! Фразы могут быть общими а объем работы может оказаться огого!